会务的系统工作
1、接受任务,拟定方案:会议方式、时间地点、参加人员、会议内容、日程、筹备组织分工、抽调工作人员、经费预算;
2、文稿准备:主报告、领导讲话、经验材料、主诗词、会议资料、会议指南、打印校对装订,制作证件:出席证、代表证、列席证、工作证;
3、制发通知:会议内容、参加人员、开会时间地点、会期、报到时间地点、往返车船、飞机时间;
4、收集名单:单位职务、姓名性别、民族、人数、到达车次时间、返程车次时间、分组;
5、会场准备:会标徽记、座席形状、座次安排、音响效果、录音摄像、照明通讯、茶水烟盘、花卉布置、会场卫生;
6、后勤准备:文件装袋、房间分配、伙食标准、食物卫生、就餐桌次、用车计划(接车安排)、医疗卫生、文娱活动;
7、会前检查:检查会场、检查会议文件、检查后勤保障;
8、接会议代表:了解车次到达时间、通知接车领导、安排车辆;
9、会间服务:签到(文件分发)、记录录音、摄影照相、采暖降温(供水)、保卫安全、卫生、返程票务、文娱活动;
10、会议秘书:会议简报、会务通知、会议总结、决议、传达提纲、会议新闻稿件
11、会议收尾:食宿结算、回收文件、送车、暂住人员安排、整理报告(会议纪要)、会议文件归档、会议财务结算;
12、会务工作总结
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